home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / eims1 / eims.doc < prev    next >
Text File  |  1989-08-19  |  14KB  |  320 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                        E.I.M.S.
  6.                                      Version  1.0
  7.                      (Equipment Inventory & Maintenance Scheduler)
  8.  
  9.               This program maintains an equipment inventory, user defined
  10.          maintenance costs for each item, and scheduled maintenance for each
  11.          item.  Maintenance can be scheduled for almost anything needed.
  12.          Although based on time schedules, this can still be used for at
  13.          least checking other maintenance based systems.
  14.  
  15.               The program offers virtually unlimited record capacities.
  16.          It also uses auto lookup tables and scrolling record windows for
  17.          ease of use.  It will even blank your monitor screen after 10
  18.          minutes of inactivity to protect it from burn in.
  19.  
  20.               Depending on your particular needs, a quick check can be made
  21.          periodically to see what maintenance is due.  You will probably
  22.          want to print scheduled reports on a timely basis for this purpose.
  23.          A date prompt is provided so as to enter a later date if desired.
  24.          This gives the capability of planning a schedule for perhaps a week
  25.          or month ahead of time.  A display option is also available for
  26.          fast checks and maintenance updates. (See registered version below)
  27.  
  28.               Although the program is primarily designed for scheduled
  29.          maintenance and costs, repairs can be maintained just as well.
  30.          Scheduled maintenance days have to be provided however.  To avoid
  31.          listing repair records in the scheduled maintenance reports and
  32.          displays, create separate records for this purpose.  You can enter
  33.          a large number of days such as 9999 which will create a future date
  34.          that will be meaningless for all practical purposes.
  35.  
  36.               Requirements for this program are at least 512k ram and a
  37.          proper CONFIG.SYS file in the root directory.  A hard disk is
  38.          also highly recommended.  This is a large application and a separate
  39.          directory should be created for it's use.  Please see CONFIG.SYS
  40.          below for further information concerning this file.
  41.  
  42.               Please read the following instructions before using, especially
  43.          the section explaining the use of the keyboard keys in the program.
  44.          Sample files are included for test purposes.  You may delete the
  45.          records when thru with them.  You can also copy the program file
  46.          EIMS.EXE only, it will create the necessary data files.  To start
  47.          the program, enter EIMS at the prompt.
  48.  
  49.              If you like this program, registration is only 35.00.  You
  50.          will then be sent the enhanced registered version with additional
  51.          features such as the option of displaying the maintenance due on
  52.          screen and additional compact summary cost reports.
  53.  
  54.              Please feel free to make copies of this version for anyone who
  55.          may have need of it.
  56.  
  57.              Your support is appreciated.  Feedback is welcome.
  58.  
  59.  
  60.                                        I. J. Smith
  61.                                        9795 Rustling Oaks
  62.                                        Baton Rouge, La. 70818
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.               The program is straight forward with the following steps:
  71.  
  72.                  1.  Add Equipment records.          Main Menu option B
  73.                  2.  Add Maint descriptions           ''   ''    ''   D
  74.                  3.  Add eqpt Locations               ''   ''    ''   E
  75.                  4.  Add Maintenance records.         ''   ''    ''   C
  76.                  5.  Enter and process maintenance.   ''   ''    ''   A
  77.                  6.  Use reports as needed.           ''   ''    ''   F
  78.  
  79.               The order shown is for first time use.  Many items can be added
  80.          when their tables are displayed for lookup purposes from various
  81.          data prompts by simply pressing the INSert key.
  82.  
  83.  
  84.                                FUNCTION KEY USAGE
  85.  
  86.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  87.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  88.        A description of the action will appear in this window such as
  89.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  90.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  91.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  92.        add records by being situated where you want to add the record...
  93.        thus the use of the INSert key.
  94.  
  95.                    KEY       FUNCTION
  96.                  -------     ---------------------------------------------
  97.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  98.                              automatically be inserted in proper position.
  99.  
  100.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  101.  
  102.                  ENTER       Used for changing highlighted record.
  103.  
  104.                  ESC         Cancel or exit.
  105.  
  106.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  107.                              one at a time.
  108.  
  109.                  PgUp        Displays previous window of records.
  110.  
  111.                  PgDn        Displays next window of records.
  112.  
  113.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  114.  
  115.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  116.  
  117.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  118.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  119.                              program will highlight the nearest record found.
  120.                              These are located in the upper left corners of
  121.                              the record table windows.
  122.  
  123.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  124.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  125.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  126.        step thru the data fields.  If your data is correct, you can also
  127.        press CTRL-ENTER and not have to step thru the fields.
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.             Lookup fields are also used thruout the program.  If prompted
  137.        for a number for example, you can enter the number desired or if
  138.        blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed in a table.
  139.        The table will also be displayed if the number you enter does not
  140.        exist.  If the number is new, it can be added by simply pressing the
  141.        insert key.  Where appropriate, some tables will automatically pop
  142.        up for your choices.
  143.  
  144.  
  145.                                   SCREEN BLANKER
  146.  
  147.              The program has a built in feature that will blank the monitor
  148.         screen after 10 minutes of inactivity.  This feature is to help
  149.         protect your screen from burn in.  Simply press one of the arrow
  150.         keys to refresh the screen display.
  151.  
  152.  
  153.         Main Menu option A   Maintenance Transactions
  154.  
  155.              Use this option to enter your routine maintenance costs.  A
  156.         menu will pop up for the options available.  Option A will display
  157.         the record table.  If there are no records then the program will
  158.         display the data entry window to start adding them, otherwise use
  159.         the keyboard keys as described above.
  160.  
  161.              Two reports can be printed for your records if desired.  The
  162.         report by reference could be useful to balance by invoice or dates.
  163.         Your needs will dictate their usage.
  164.  
  165.              Make sure you have printed required reports before choosing
  166.         the process entries option.  They will be deleted at that time.
  167.         When the transactions are posted, the costs are updated in the
  168.         maintenance cost records and the date is used to update the next
  169.         scheduled maintenance.
  170.  
  171.              Negative amounts can be entered by pressing the minus key
  172.         after the number entered.
  173.  
  174.  
  175.         Main Menu option B   Equipment File
  176.  
  177.              Use this o